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個人情報保護方針です。

個人情報保護方針

当組合は、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、「個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)」「行政手続における個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」といいます。)」ならびにその他の関連法令、金融分野における個人情報保護に関するガイドラインその他のガイドライン等を遵守するとともに、個人情報の取扱いに関する方針を「個人情報保護方針」(プライバシーポリシー)として定め、個人情報ならびに個人番号および特定個人情報(以下「特定個人情報等」といいます。)の適切な利用と安全管理に努めます。
また、当組合は、個人情報および特定個人情報等の取扱いが適正に行われるように、教育・指導を徹底し、個人情報および特定個人情報等の取扱い、および安全管理に係わる適切な措置を講じ、適宜見直し、改善します。

1.個人情報(※)の取得について

当組合は、業務上必要な範囲内で、主に申込書、共済金請求書、各種取引書類、アンケートなどの適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。
また、お問い合わせ、ご相談等に際して、内容を正確に把握・記録するため、通話の録音などにより個人情報を取得することがあります。

※ 本プライバシーポリシーにおいて「個人情報」「個人データ」は、特定個人情報等を含まないものをいいます。

2.個人情報の利用目的について

当組合は、取得した個人情報を、次の目的および下記4.5.6.に掲げる目的を超えて利用しません。また、利用目的は、ホームページで公表する他、申込書等に記載します。
さらに、利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に通知するか、ホームページ等により公表します。

  1. 共済契約の引受け(審査を含みます。)、共済金の支払い、その他当組合の共済契約の履行および付帯サービスの提供
  2. 再保険(共済)契約の締結、再保険(共済)金受領のための再保険(共済)取引先に対する再保険(共済)契約に基づく通知および再保険金(共済金)の請求その他の必要な情報の提供
  3. 共済事故の調査(関係先(他の共済、保険会社、医療機関、調査会社等)に関する照会、情報提供等を含みます。)
  4. 共済制度の普及推進
  5. 市場調査、データ分析、アンケートの実施等による新たな商品・サービスの開発
  6. 当組合が取扱う共済、その他の商品およびサービスならびに提携先企業が取扱う商品・サービスの案内、提供および管理
  7. 各種イベント、キャンペーンおよびセミナーの案内ならびに各種情報の提供
  8. 当組合が取扱う損害保険商品・生命保険商品等保険・金融商品の案内・集金代行および管理
  9. 当組合が有する債権の回収
  10. 他の事業者から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合の当該委託された業務
  11. その他、問い合わせ、依頼等への対応
  12. その他、上記(1)から(11)に付随する業務ならびにお客さまとのお取引および当組合の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務

上記、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱うときには、個人情報保護法第16条第3項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。

3.個人データの第三者提供について

当組合は、次の場合を除いて、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。
なお、特定個人情報等については、下記「7.特定個人情報等の取扱いについて」をご覧ください。

  1. 法令に基づく場合
  2. 当組合の業務遂行上必要な範囲内で業務委託先(代理所を含みます。)・提携先に提供する場合
  3. 提携先企業、損害保険会社等との間で共同利用を行う場合(下記「5.個人データの共同利用について」および「6.個人データの情報交換について」をご覧ください。)

4.個人データおよび特定個人情報等の取扱いの委託

当組合は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データおよび特定個人情報等の取扱いを外部に委託することがあります。
当組合が外部に個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理態勢を確認する等、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
当組合では、例えば次のような場合に個人データ(下記(4)の場合は特定個人情報等を含みます。)の取扱いを委託しています。

  1. 共済契約の募集、共済事故の調査に関わる業務
  2. 共済契約に係る事務処理、印刷・発送処理に関わる業務
  3. 情報システムの開発・保守・運用に関わる業務
  4. 支払調書等の作成および提出に関わる業務

5.個人データの共同利用について

前記2.(6)(7)に記載した個人情報の利用目的の達成のために、当組合および当組合の代理所(※)との間で、次のとおり個人情報(特定個人情報等を除きます。)を共同利用します。

  1. 個人データの項目:氏名、フリガナ、生年月日、住所および郵便番号、電話番号、FAX番号、業種
  2. 個人データの管理責任者:広島県中小企業共済協同組合

※ 当組合の代理所については、【代理所一覧】をご確認ください。

6.個人データの情報交換について

当組合は、共済契約の締結または共済金の請求ならびに共済金の支払いに係る不正請求等(不正請求または不正の疑いのある事案)について、必要がある場合、適正な共済契約の締結及び適正な共済金の支払いを実施するために、損害保険会社(外国損害保険会社を含みます。)および共済事業を営む協同組合・連合会(以下「損害保険会社等」といいます。)との間で個人データを共同利用します。
詳細につきましては、一般社団法人日本損害保険協会のホームページ(http://www.sonpo.or.jp)をご覧ください。

7.特定個人情報等の取扱いについて

特定個人情報等は、番号法により利用目的が限定されており、当組合はその目的を超えて取得・利用しません。
番号法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。

8.個人データの管理について

当組合は、取扱う個人データ(特定個人情報等を含みます。)の漏洩、滅失またはき損の防止、その他個人データの安全管理のため、個人データへのアクセス管理、不正持ち出しの防止、不正アクセスおよびコンピューターウイルス等に対する必要な措置を講じ、取扱い規程等の整備および安全管理措置に係わる実行体制の整備等必要な対策を講じます。
また、当組合が、外部に個人データの取扱いを委託する場合には、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認する等、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

9.センシティブ情報の取扱いについて

保険業法施行規則第53条の10、個人情報保護法(平成29年5月30日の施行後のものをいいます。)第2条第3項および金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第6条による、政治的見解、信教(宗教、思想および信条をいいます。)、労働組合への加盟、人種および民族、門地および本籍地、保健医療及び性生活ならびに犯罪歴に関する個人情報(以下「センシティブ情報」といいます。)については、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で利用する等、当組合の業務の適切な運営の確保その他必要と認められる場合に限定されています。
当組合は、これ以外には、センシティブ情報を取得、利用または第三者に提供を行いません。

10.保有個人データの開示・訂正・利用停止・消去について

個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知・開示・訂正・利用停止・消去に関するご請求に関しては下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。
当組合は、ご請求者がご本人であることを確認させていただくと共に、当組合所定の書式にご記入いただいたうえで手続きを行います。

11.組織・体制について

  1. 当組合は、個人情報保護管理者を任命し、個人データの適正な管理を実施します。
  2. 当組合は、役員および職員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人データの適正な取扱いを徹底します。

12.個人情報保護管理体制の構築・運営・維持・改善について

当組合は、この方針を実行するため、個人情報保護管理体制(本方針、「個人情報保護規程」「特定個人情報等取扱規程」およびその他の規程、規則を含みます。)を構築し、これを当組合職員その他関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善します。

13.お問い合わせについて

個人情報および特定個人情報等の取扱いに関するお問い合わせ、ならびに契約内容や共済金請求に関するお問い合わせは、下記「広島県共済組合員相談室」にお問い合わせください。

お問い合わせ窓口

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